Comment gérer au mieux les frais d’un voyage d’affaire ?
Les voyages d’affaires sont l’une des principales composantes des dépenses professionnelles des salariés. Ainsi, optimiser les dépenses liées aux déplacements professionnels revient à élaborer une politique de dépenses efficace. Pour vous accompagner, retrouvez ci-dessous une ébauche de guide sur la gestion des frais professionnels.
Mettre en place une politique de voyage d’affaire
Alors, comment gérer ses dépenses dans le cadre d’un déplacement professionnel ? La première étape consiste à établir une politique de voyage d’affaires. Il s’agit d’un ensemble de prescriptions détaillées sur le déroulement d’un voyage d’affaires dans l’entreprise. Elle est indispensable dans la bonne gestion des frais professionnels et répond à la politique de dépenses de l’entreprise. Elle vise à optimiser ses dépenses professionnelles et à les réduire au mieux.
Une politique de voyage d’affaires rend la planification des voyages d’affaires plus flexible. C’est un outil efficace qui permet aux dirigeants d’éliminer les risques financiers et d’optimiser les coûts des déplacements professionnels. Une fois établie, cette politique doit être appliquée sans faille et il est possible d’avoir recours à un logiciel spécialisé pour cela. Vous pouvez également opter pour une application de gestion de notes de frais pour bien piloter la politique de voyage d’affaires.
Prévoir les coûts de transport et de logement
Les frais de transport et de logement constituent généralement la partie la plus importante de vos frais de déplacement. Ainsi, la planification des voyages d’affaires est primordiale pour éviter les mauvaises surprises. Il est en effet possible d’avoir une vue d’ensemble de ces coûts en réservant le billet de voyage et le logement directement auprès des agences de voyages spécialisées. Celles-ci ont une plus grande facilité à prendre en charge toute la logistique liée au voyage.
En réservant, vous avez plus de chances d’avoir certains avantages. Ces frais doivent respecter la politique de dépenses de votre organisation. Ainsi, triez soigneusement les offres afin d’éviter les frais cachés qui ne répondent pas à la politique de remboursement des notes de frais. Autrement, il est difficile, voire impossible pour l’employeur, d’envisager un remboursement de la note frais ou de considérer la note de frais comme une dépense d’entreprise.
Anticiper les frais additionnels et les éventuels imprévus
Lorsque la planification des voyages d’affaires n’est pas bien faite, leurs coûts peuvent gonfler les dépenses. En outre, la gestion des frais professionnels peut devenir problématique dans ce cas. Les frais augmentent proportionnellement au trajet et à la durée du séjour, mais aussi du transport sur place, du nombre de voyageurs… Il est important de considérer ces aspects pour la bonne planification des voyages d’affaires. Il faut aussi évaluer les coûts des potentiels dîners d’affaires.
Bien sûr, des imprévus peuvent survenir lors des voyages d’affaires, ce qui donne lieu à des coûts supplémentaires. Dans ce cas précis, il est recommandé d’assurer convenablement ses collaborateurs avant le séjour, principalement dans le cadre des voyages à l’étranger. Cela vous garantit une assistance en cas de problème. L’assurance multirisque vous couvre dans plusieurs situations (accident, sinistre, etc.) et l’assurance vol couvre l’annulation de vols, décalage, etc.
En somme, la gestion des frais de déplacement nécessite l’élaboration d’une politique efficace de voyage d’affaires. Cela permet de bien planifier les déplacements professionnels et d’anticiper au mieux les frais additionnels et les éventuels imprévus.